Wyjazd integracyjny można zrobić „po bożemu”: znaleźć hotel, dogadać menu, dorzucić jedną atrakcję, muzykę na wieczór i gotowe. Da się. Problem w tym, że po takim wyjeździe ludzie często wracają z pytaniem: „fajnie, ale co to właściwie miało zmienić?”.

Jeśli chcesz, żeby wyjazd integracyjny dla firmy naprawdę coś zrobił z zespołem – a nie tylko z budżetem – warto wiedzieć, gdzie najczęściej popełnia się błędy. Poniżej masz konkretną listę wraz z podpowiedziami, co zrobić inaczej.

Klasyk: „robimy wyjazd, bo zawsze robimy” albo „bo ludzie oczekują integracji”. Tyle że z tak postawionym „celem” da się uzasadnić wszystko – od survivalu po bal przebierańców – i nic z tego realnie nie wynika.

Zanim w ogóle zaczniesz rozsyłać zapytania do hoteli, odpowiedz sobie wprost:

• Co jest dziś największym wyzwaniem w zespole?
  – relacje, zaufanie, rotacja, zmiany, spadek motywacji?

• Co chcesz, żeby ludzie zabrali ze sobą po wyjeździe?
  – lepszy kontakt, poczucie docenienia, więcej otwartości, mniej napięć?

Jeżeli nie potrafisz tego ubrać w jedno–dwa zdania, to cała „organizacja wyjazdu integracyjnego” jest trochę strzelaniem na oślep. Hotel, atrakcje

Drugi klasyk: „u znajomych była gra miejska / wieczór casino / off-road – było super, zróbmy to samo”. Tylko że:

• ich zespół to nie Twój zespół,

• ich moment w firmie to nie Wasz moment,

• to, że coś „zadziałało” raz, nie znaczy, że jest złotym standardem.

Dobry wyjazd integracyjny powinien być dobrany do:

• tego, co się dzieje w organizacji,

• tego, jacy ludzie faktycznie jadą (sprzedaż, IT, produkcja, management, mix),

• tego, jaką rolę ma mieć integracja: bardziej relacyjna, aktywna, rozwojowa czy miks.

Gotowe programy są w porządku – pod warunkiem, że ktoś pomoże je dopasować do realnej sytuacji, a nie „wciśnie” to, co akurat ma w ofercie.

„Skoro już jedziemy, to upchnijmy jak najwięcej”. Efekt:

• przyjazd późnym popołudniem,

• szybka kolacja, wieczór do nocy,

• rano śniadanie na pół przytomnie,

• jedna atrakcja w terenie,

• powrót.

Na papierze wygląda bogato. W praktyce:

• brakuje czasu na spokojną rozmowę,

• ludzie są zmęczeni,

• wszystko dzieje się „na styk”.

Lepiej:

• od razu założyć 2 noce przy wyjazdach, które mają cokolwiek zmienić,

• w programie zostawić margines – na opóźnienia, pogodę, zwykłe bycie razem,

• wybrać mniej modułów, ale sensownych (z jasnym celem, dobrym prowadzeniem, konkretnym efektem).

„Im więcej atrakcji, tym lepsza integracja” – to jedna z bardziej kosztownych bajek w tym biznesie.

Jeszcze jeden błąd: traktowanie wszystkich zespołów tak samo. Ten sam scenariusz:

• dla sprzedawców,

• dla programistów,

• dla zarządu,

• dla ludzi z produkcji.

Przykłady, które potem bolą:

• mocno introwertyczny zespół rzucony w karaoke i „zabawy w kręgu”,

• ekipa po bardzo trudnym okresie wrzucona w „hardcore survival z zadaniami na czas”,

• osoby 50+ zmuszane do takich samych aktywności jak ekipa dwudziestoparolatków.

Dopasowanie nie jest fanaberią, tylko warunkiem, żeby ludzie w ogóle chcieli wejść w program, zamiast się od niego odciąć.

W praktyce warto zadać sobie kilka pytań:

• jak ludzie spędzają czas na co dzień, co ich męczy, a co ich kręci,

• na ile są otwarci na „formy zabawowe”,

• ile mają fizycznej i psychicznej energii po ostatnich miesiącach.

Hotele i ośrodki potrafią zrobić dobrą robotę w tym, w czym są specjalistami: noclegi, sale, jedzenie, czasem proste atrakcje. Problem zaczyna się wtedy, gdy:

„Hotel ma kontakt do animatora, on zrobi integrację”.

Najczęściej kończy się to:

• mocno generycznym programem,

• zabawami, które znamy z kolonii,

• brakiem spójności między tym, co mówisz ludziom w firmie na co dzień, a tym, co dzieje się na wyjeździe.

Organizacja wyjazdu integracyjnego to nie jest tylko rezerwacja hotelu. To również:

• przemyślenie, co chcesz osiągnąć,

• dobór formy, która pasuje do ludzi,

• sensowny flow dnia,

• prowadzący, który trzyma klimat i kierunek.

Hotel jest ważnym partnerem, ale nie jest agencją integracyjną. I nie musi być.

Czasem program jest naprawdę dobry, ale ludzie i tak wchodzą w niego na pół gwizdka, bo:

• nie wiedzą, po co jadą,

• nie wiedzą, czego się spodziewać,

• mają swoje dopowiedzenia: „będzie nas ktoś oceniać”, „team building = głupie zabawy”.

Dwa kluczowe momenty, które często są olewane:

1. Komunikat przed wyjazdem
   – krótko, konkretnie: po co jedziemy, jaki jest charakter wyjazdu, czego na pewno nie będzie (np. „to nie są testy sprawności” albo „nie będziemy nikogo zmuszać do wystąpień na scenie”), kilka praktycznych informacji.

2. Podsumowanie po wyjeździe
   – nie musi to być raport na 10 stron. Wystarczy prosty komunikat: „po co to było”, co z tego bierzemy do codziennej pracy.

Brak komunikacji przed i po sprawia, że wyjazd zostaje w głowie jako „fajnie/niefajnie”, ale bez znaczenia dla tego, co dzieje się dalej.

Na papierze wszystko się zgadza. Program jest, miejsce jest, ludzie przyjechali. I nagle:

• opóźnienia,

• nie wiadomo, kto co prowadzi,

• część osób „odpada” po pierwszym wieczorze,

• nikt nie ogarnia przejść między modułami, transportu, drobiazgów.

Wyjazd bez osoby, która trzyma go w ręku (koordynator / prowadzący) często zamienia się w serię przypadkowych epizodów.

Rolą takiej osoby jest m.in.:

• bycie „łącznikiem” między Tobą, hotelem, uczestnikami i atrakcjami,

• reagowanie na bieżąco na pogodę, energię grupy, drobne kryzysy,

• pilnowanie celu, który sobie założyliście (a nie tylko harmonogramu godzin).

To właśnie ta osoba często „robi” klimat i decyduje o tym, czy z wyjazdu zostaje coś więcej niż dobre jedzenie.

Żeby nie kończyć listą straszaków – krótki, prosty schemat, który realnie działa:

1. Nazwij cel wyjazdu
   – co jest najważniejsze teraz dla tego zespołu? Relacje, docenienie, przepracowanie zmiany, wspólna energia?

2. Dobierz format do ludzi
   – relacyjny, aktywny, rozwojowy albo miks. Weź pod uwagę: profil zespołu, etap firmy, wielkość grupy.

3. Zaplanuj realistyczny czas
   – nie upychaj wszystkiego w 1 nocy, jeśli ma z tego coś wynikać. Zostaw margines.

4. Ogarnij program i prowadzenie
   – nie tylko atrakcje, ale też flow, koordynator, sensowna część wieczorna.

5. Zadbaj o komunikację przed i po
   – ludzie mają wiedzieć, po co jadą i co z tego wynika.

W Open Mind Team zaczynamy od rozmowy, nie od katalogu atrakcji.

Na etapie planowania:

• pomagamy nazwać cel wyjazdu integracyjnego,

• dopasowujemy format do zespołu (relacje, aktywność, rozwój – w odpowiednich proporcjach),

• proponujemy konkretny program: wyjazd integracyjny, gra miejska, aktywności outdoor, szkolenie integracyjne, działania pomocowe,

• zapewniamy koordynatora i prowadzącego, który trzyma całość w ryzach – od pierwszego dnia po ostatni punkt.

Jeśli stoisz przed decyzją, jak zorganizować wyjazd integracyjny dla swojej firmy, a nie chcesz uczyć się na własnych błędach – po prostu odezwij się do nas. Lepiej porozmawiać o tym wcześniej, niż tłumaczyć się potem z „ładnego, ale pustego” wyjazdu.